Cara Penulisan Surat IPNU yang Sesuai (TERBARU & WAJIB DIKETAHUI)

Table of Contents

Dalam menjalankan roda organisasi Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama (IPNU) dan Ikatan Pelajar Putri Nahdlatul Ulama (IPPNU), tertib administrasi adalah urat nadi pergerakan. Surat-menyurat bukan sekadar lembaran kertas, melainkan bukti otentik legalitas kegiatan yang akan diwariskan ke kepengurusan masa depan.

Bagi pengurus kesekretariatan, khususnya Sekretaris dan Wakil Sekretaris yang baru dilantik, menyusun format persuratan sering kali membingungkan. Jika Anda sedang mencari referensi pembuatan surat IPNU terbaru, artikel ini akan membedah tuntas aturan penomoran, format tata letak, hingga menyajikan draf teks yang bisa langsung Anda salin.

Perlu diketahui, dasar yang kami gunakan adalah Hasil Konbes dan Rakernas IPNU Tahun 2023 di Pasuruan. Di sini kami mencoba mencari format surat yang sesuai namun kesulitan, sehingga kami mencoba membuatnya sendiri dan memberikan hasilnya kepada rekan-rekanita semua.

1. Format Surat

Dari dokumen resmi tersebut, kita tahu bawah dalam pembuatan surat menggunakan:

1. Ukuran kertas F4 (21 x 33 cm) untuk surat dengan konsideran (bahan pertimbangan, misalnya menimbang: ..... dst).
2. Ukuran kertas A4 (21 x 29,7 cm) untuk surat tanpa konsideran.
3. Font Arial Narrow.
4. Bila diekspor ke dalam bentuk digital atau surat elektronik (surel) harus berformat PDF atau JPG.

Kita bedah satu-satu saja..

Untuk poin 1 dan 2 di atas, kami rasa sudah bisa dipahami, namun karena surat tanpa konsideran sekarang sangat panjang, kami tetap memaksa menggunakan F4 agar muat satu halaman. Namun bila dengan ukuran A4 sudah muat, maka kami memakai A4.

Untuk poin 3, sangat jelas, bahwa isi surat yang dibuat menggunakan font Arial Narrow (bukan Arial biasa, Arial MT, ataupun font-font Arial lain, apalagi Times New Roman, jelas salah).

Ukuran font-nya berapa? Karena tidak dijelaskan secara gamblang, kami biasa menggunakan ukuran 12.

Kalau poin 4, sudah paham semua, kami anggap begitu. Tapi ingat, jangan lupa saat membuat surel, pastikan ada stempel dan tanda tangannya. Jangan lupa juga, stempel harus mengenai tanda tangan sekretaris (bukan kena ttd ketua).

2. Kop (Kepala) Surat

Dari dokumen di atas, saya rasa sudah sangat jelas bagaimana ketentuan penggunaan kop pada surat IPNU.

Di sini agar mudah dipahami, rekan dan rekanita bisa mendownload Format Kop Surat IPNU Terbaru.

Pastikan kalian mendownload font Trajan Pro dan Averta Semi Bold dulu yang ada di postingan saya di atas. Tinggal download, buka, install, selesai.

Sebenarnya masih banyak banget surat berseliweran tanpa menggunakan ketentuan di atas, rekan-rekanita wajib berhati-hati.

Ini adalah contohnya, di mana tulisan PIMPINAN RANTING sampai BANTRUNG memakai huruf kapital warna hijau ukuran 14 font Trajan Pro. Sedangkan tulisan sekretariat sampai website pakai warna hitam ukuran 9 font Averta Semi Bold.

Logo IPNU di atas, kami menggunakan ukuran 3x3 cm karena dari hasil KONBES RAKERNAS, kami belum bisa memastikan ukuran pastinya.

Bila tingkat kepengurusan kalian tidak ada website atau email, maka bisa dihilangkan saja, meskipun akan lebih baik jika rekan-rekanita membuat website dan email agar lengkap kepala suratnya.

3. Nomor

Untuk nomor surat, di sini agak membingungkan banyak orang, jadi kami secara khusus membagikan artikel tentang Cara Menulis Nomor Surat IPNU untuk Administrasi agar kalian mudah memahami.

Intinya, ada tujuh komponen yang dipisahkan tanda / (slash). Tujuh komponen itu ialah:

• Nomor: Urutan surat yang keluar, misal surat ke-10, maka diberi angka 010 (tiga digit).
• Singkatan Kepengurusan: Misal di tingkat Desa, berarti PR, yang merupakan singkatan Pimpinan Ranting, lebih jelasnya lihat gambar di atas atau membaca artikel cara penulisan nomor tadi.
• Kode Indeks: Ada A, B, dan C, punya peruntukan alias tujuan masing-masing. A buat internal IPNU (untuk anggota kalian atau tingkatan di atas maupun di bawah kalian, seperti PAC ke PR, atau PAC ke PC), kalau B, buat eksternal IPNU (ke pemerintah, pabrik, Karang Taruna, OSIS, dll, intinya bukan organisasi IPNU dan bukan punyanya NU), kalau C ke banom NU (Muslimat, Fatayat, IPPNU, dll). Ada juga indeks khusus kalau surat kalian bukan surat umum, kodenya di atas itu ya.
• Periodesasi: Kalian itu periode keberapa, tulis di sini pakai angka romawi. Misalnya kalian periode kelima, berarti tulis dengan simbol 5 romawi, yakni V. Kalau bingung, periodesasi itu menghitung ketua di tingkatan kalian, misal sudah ada 5 ketua, berarti kalian periode kelima (V). Kalau tidak tahu, coba gali informasi dari sesepuh, atau jika tidak tergali, mulai saja dari 1 (I).
• Tahun Kelahiran IPNU: Sudah pada tahu kan Sejarah IPNU, bahwa organisasi ini lahir tahun 1373 H atau 1954 M. Kalian ambil dua angka terakhir, jadinya komponen kelima pasti diisi dengan angka 7354. (73 untuk 1373 dan 54 untuk 1954).
• Bulan: Kalian tahu kan bulan ada 12, dari Januari (I) sampai Desember (XII). Nah kalau surat kalian dikeluarin bulan Juli, tulis aja romawinya, yakni VII. Ingat, ini itu bulan di mana surat ini dikeluarkan sesuai tanggal surat ya. Meskipun kalian mengedarkan surat bulan Agustus tapi jika surat dibuat bulan Juli, maka tulislah VII (Juli).
• Tahun pembuatan: Dua angka terakhirnya saja. Misal 2026 ya ambil 26 saja.

Contoh kita (pimpinan ranting) buat surat undangan anggota pada tanggal 20 Juni 2026, contoh nomornya adalah:

010/PR/A/V/7354/VI/26

4. Lampiran

Dalam surat, biasanya kita menyertakan dokumen lain, seperti misalnya dokumen rundown atau susunan acara suatu kegiatan, berita acara, susunan pengurus, atau daftar barang yang dipinjam. Nah dokumen yang menyertai surat inilah yang dinamakan lampiran.

Lampiran bisa kalian tulis Lampiran atau Lamp. yang kemudian diikuti tanda titik dua (:), dan diisi dengan jumlah berkas terlampir.

Maksudnya?

Misal kalian membuat surat permohonan Surat Pengesahan ke Pimpinan Cabang. Pastinya akan ada banyak dokumen disertakan, seperti Berita Acara Pemilihan Ketua, BA Penyusunan Pengurus Harian, BA Penyusunan Struktur Kepengurusan, Surat Rekomendasi PAC, dan Surat Rekomendasi PRNU. Terdapat 5 surat terlampir, berarti kalian menulis Lampirannya 5.

Jadi penulisan seperti ini:

Lamp. : 5

Tidak usah diberi embel-embel lagi, seperti 5 lembar, 5 bendel, 5 halaman, dan sebagainya.

Namun apabila ingin menulis jumlah halamannya, silakan saja, misalnya saat membuat surat Permohonan Dana Kegiatan Makesta, kalian melampirkan satu dokumen, yakni dokumen Proposal dengan jumlah halaman 10 misalnya, maka cara penulisannya adalah seperti ini:

Lamp. : 1 (10)

5. Perihal

Perihal surat merupakan isi atau inti surat kalian namun dengan bahasa singkat agar mudah dimengerti. Dalam administrasi persuratan IPNU, perihal disingkat menjadi Hal.. Kalau ingin membuat surat misalnya kalian ingin meminta dana kepada alumni, itu namanya surat permohonan, jadi perihal bisa ditulis dengan tulisan PERMOHONAN DANA.

Hal yang harus diingat saat penulisan perihal ialah:

1. Buat agar singkat dan jelas.
2. Gunakan huruf kapital, seperti PERMOHONAN DANA.
3. Jangan diberi garis bawah.
4. Tidak diakhiri dengan titik.

Dari poin 3, 4, dan 5, contohnya bisa kalian lihat di bawah ini:

Bisa dilihat:

• Nomor surat terdapat 7 komponen yang sesuai PA (Peraturan Administrasi) IPNU.
• Lampiran kami tulis dengan tulisan Lamp. (boleh ditulis dengan tulisan Lampiran) dan diisi dengan angka 1 saja karena hanya menyertakan 1 dokumen, yakni rundown atau tentative acara.
• Perihal kami tulis dengan tulisan Hal. dan diisi dengan tulisan PERMOHONAN MENJADI PENGISI TAUSIYAH (Kapital semua, dan kami tebali agar bisa terlihat dengan jelas).
• Dalam surat tersebut, terlihat jelas bahwa simbol titik dua (:) ketiganya sejajar, begitupun dengan isinya. Cara membuat semacam itu bagaimana?
  Mudahnya, kalian bisa menekan tombol TAB di keyboard kalian, kemudian sesuaikan posisinya antara ketiga komponen di atas.
  Jika ingin lebih rapi, bisa menggunakan ruler, agar saat menekan tombol TAB bisa presisi. Caranya bagaimana? Arahkan kursor atau mouse kalian ke ruler (penggaris di sisi atas), kemudian klik satu kali pada angka 2 dan klik satu kali lagi pada angka 2,5 (jika tidak muncul, klik saja garis di antara angka 2 dan 3).

Pembuatan surat semacam ini adalah salah satu tugas dan fungsi sekretaris IPNU, jadi setidaknya apabila pembuatan struktur kepengurusan, pilihlah yang mampu atau menguasai aplikasi pengolah kata, seperti Microsoft Word. Namun akan lebih baik lagi jika membuat program kerja pelatihan administrasi agar sekretaris dan calon sekretaris menguasainya.

6. Tujuan Surat

Saat membuat surat umum, sudah pasti kalian memiliki tujuan, kepada siapa sih surat tersebut akan ditujukan atau diberikan. Misalnya surat permohonan menjadi pengisi tausiyah, kami ingin menujukan surat tersebut kepada salah satu kiai di Desa Bantrung, yakni KH. Ahmad Nurul Huda, S.Ag., M.Pd., yang sekaligus di struktur kepengurusan IPNU Bantrung, beliau adalah pembina kami.

Nah bagaimana cara penulisannya, berikut adalah contoh dan caranya:

1. Penulisan tujuan diawali dengan kalimat "Kepada Yang Terhormat", atau jika ingin disingkat, maka penulisannya adalah "Yth."
2. Dari ketentuan di atas, tidak dijelaskan bagaimana penulisan nama tujuan surat, jadi kami menulisnya menggunakan huruf kapital dan kami beri aksen tebal (bold).
3. Untuk alamat yang tertuju, juga tidak ada ketentuan baku dari PP IPNU, namun kami membedah contoh-contoh surat yang dilampirkan di dokumen konbes dan rakernas PO PA Kaderisasi, hasilnya ada yang langsung ditulis "Di Tempat", ada juga yang ditulis Di - ALAMAT seperti contoh di atas.
4. Tulisan kepada yang terhormat, kami beri jarak dua kali enter dari perihal, sehingga ada satu space kosong di atas kepada yang terhormat.
5. Tulisan kepada yang terhormat ke bawah, kami buat sejajar dengan isi nomor, lampiran, dan perihal surat, yakni di posisi 2,5 cm.

Jika ingin menulis tujuan surat, kami sarankan kalian untuk mengatur Left Indent (yang diberi anak panah di atas) agar posisinya di 2,5 (di antara angka 2 dan 3), baru menulis Kepada Yang Terhormat hingga seterusnya.

7. Isi Surat

Isi surat adalah inti dari surat yang kalian buat. Dalam penulisannya, buatlah kata-kata yang sopan, menjunjung tinggi rasa hormat, dan menggunakan EYD (Ejaan yang Disempurnakan). Ketentuan penulisan isi surat umum di IPNU adalah sebagai berikut:

1. Diawali dengan pembuka surat, yakni kalimat salam lengkap, "Assalamu`alaikum warahmatullahi wabarokatuh" yang di format berbentuk miring (italic) dan diberi garis bawah. Di bawah kalimat salam, tulislah kalimat basmalah, yakni "Bismillahirrahmanirrahim" yang juga dicetak miring namun tanpa garis bawah.
2. Selanjutnya silakan kalian buat surat sesuka hati kalian, namun buatlah dengan kata yang sopan, menghormati, dan memakai EYD. Bila bingung, bisa melihat Kumpulan Contoh File Surat Administrasi Kegiatan IPNU atau meminta bantuan AI untuk membuat surat.
3. Biasanya ada salam pembuka ketika mengawali surat, namun tidak ada ketentuan kalimatnya, sehingga kalian bisa membuatnya sendiri, namun kami biasa memakai kalimat:
   Salam silaturahmi kami sampaikan, semoga Allah Swt. senantiasa memberikan rahmat-Nya kepada kita dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Aamiin.
4. Surat kemudian ditutup dengan kalimat penutup "Wallahul Muwaffiq Ila Aqwamit Tharieq" yang diformat bergaris bawah (underline) dan dicetak miring. Di bawahnya diberi kalimat salam, yaitu "Wassalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh" yang juga dicetak miring.

Kurang lebih hasilnya seperti ini, di mana kami menggunakan perataan Justify (rata kanan kiri):

Bisa kalian lihat, tiap pergantian paragraf, kami selalu memisahkannya dengan menekan tombol enter dua kali, hasilnya sendiri akan terlihat rapi. Namun sewaktu-waktu, apabila suratnya terlalu panjang, maka kalian bisa menggunakan enter satu kali, namun menjorokkan baris pertama pada tiap paragraf.

Menurut kami akan lebih baik menggunakan enter dua kali untuk pergantian paragraf, karena lebih rapi dan enak dibaca.

8. Tanggal Surat

Penanggalan surat diletakkan setelah salam, dengan posisi berada di sebelah kanan. Tanggal surat ditulis sesuai dengan kapan surat tersebut dibuat. Ketentuannya adalah seperti berikut:

1. Ditulis di bawah isi surat, tepatnya di bawah kalimat penutup/salam.
2. Ditulis di posisi kanan surat.
3. Tanggal disesuaikan dengan tanggal surat tersebut dibuat.
4. Diawali dengan nama kota atau tempat pembuatan (bisa desa atau kecamatan).
5. Tanggal surat harus lengkap, tanggal, bulan, dan tahun, baik Hijriyah maupun masehi.
6. Tanggal hijriyah posisinya di atas, kemudian di bawahnya tanggal masehi. Keduanya bisa dipisahkan dengan garis atau dengan memberi garis bawah pada tanggal hijriyah.

Agar lebih rapi dan presisi, kami selalu menggunakan tabel dengan ukuran 2x2 untuk membuatnya. Kemudian pada bagian kolom pertama, kami gabungkan menggunakan Merge Cells, dengan cara mem-blok dua kolom pertama, klik kanan dan Merge Cells. Nantinya garis border pada tabel, kita hilangkan dengan memilih menu No Border.

Lagi-lagi, bila tidak terbiasa menggunakan aplikasi pengolah kata, sekretaris akan kebingungan jika menggunakan cara ini. Jadi mintalah rekan atau rekanita lain untuk mengajarinya bila kesulitan.

9. Pengirim dan Tanda Tangan

Jika melihat ketentuan di atas, siapa di sini yang malas membacanya. Terlihat sangat banyak dan panjang bukan, namun akan kami sedikit ringkas apa isi di dalamnya. Oh iya, di sini adalah contoh untuk surat umum ya, bukan untuk surat keputusan, pengesahan, peraturan, dan surat-surat lain.

Intinya seperti ini:

Setiap surat harus menyebut nama organisasi pengirim dengan jelas dan menyertakan penanggungjawab surat.

Maksudnya?

Surat kalian harus ada nama organisasinya, misal:

PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
DESA BANTRUNG

Kemudian ada penanggungjawabnya, yang harus jelas jabatan, nama, dan NIA-nya. Contohnya seperti ini:

Misalkan pengirim surat adalah panitia pelaksana, maka bentuknya akan seperti di bawah ini:

Nantinya pasti akan ada masalah, karena pasti ada yang belum memiliki NIA. Lantas bagaimana cara penulisan penanggungjawab surat jika belum memiliki NIA?

Caranya sederhana, jabatan yang sebelumnya ada di atas, ditaruh di bawah nama. Jadinya seperti ini:

MUHAMMADUN BASHOR
Ketua

Sampai sini, apakah sudah paham bagaimana ketentuan penulisan tanda tangan surat IPNU? Kami rasa sudah paham semua ya.

Namun kami rasa masih ada yang belum tahu bagaimana cara membuat tanda tangan yang simetris. Caranya gampang, hanya memerlukan tabel saja, kalian buat saja tabel dengan ukuran 2x4, kemudian kolom paling atas isi dengan Jabatan, di bawahnya biarkan kosong dan beri enter 1-2 kali, di bawahnya lagi nama, dan di bawahnya NIA.

Hasilnya akan seperti ini, nanti kalian bisa menghilangkan bordernya (no border) agar lebih rapi.

Dengan pembuatan tempat tanda tangan yang semacam itu, maka tanda tangan akan simetris dan lebih mudah dibuat. Bila kalian masih bingung cara pembuatannya, bisa secara langsung Kontak Kami.

10. Tembusan

Masuk ke bagian terakhir, yakni Tembusan. Kami rasa sangat banyak yang belum menggunakan tembusan di dalam suratnya, entah tidak tahu cara membuatnya, tidak tahu ketentuannya, atau bahkan tidak tahu jika tembusan itu ada.

Karena itu, kami jelaskan tembusan itu apa?

Secara sederhananya, tembusan adalah salinan surat yang dikirimkan kepada orang lain agar mereka ikut mengetahui informasi di dalam surat tersebut.

Contohnya:

Kalian membuat surat pemberitahuan kegiatan MAKESTA ke pihak Petinggi Desa. Maka tembusan bisa diarahkan ke Ketua Tanfidziyah PRNU setempat, ketua RT setempat, dan pihak lain yang ikut mengetahui informasi tersebut.

Kalau dalam surat IPNU, Ketentuan penulisannya adalah sebagai berikut:

• Tulisan tembusan berada di posisi paling bawah, di bawahnya tanda tangan.
• Posisi penulisannya berada di sebelah paling kiri surat, sejajar dengan Nomor, Lampiran, dan Perihal.
• Tulisannya adalah "Tembusan kepada:" bergaris bawah.
• Di bawah tulisan tersebut, baru ditulis kepada siapa saja tembusan tersebut ditujukan, beserta dengan nomor urutnya.
• Surat tersebut harus diawali dengan "Yth." sebagai bentuk penghormatan, dan ditulis dari strata kepengurusan tertinggi.
  
  Contoh:
  1. Yth. Petinggi Desa Bantrung
  2. Yth. Ketua Tanfidziyah PRNU Desa Bantrung
  3. Yth. Ketua RT. 08 Desa Bantrung

Contoh visual tembusan adalah sebagai berikut:

11. Footer

Setiap surat akan diakhiri dengan Footer alias kalimat Belajar, Berjuang, Bertaqwa dengan font Trajan Pro ukuran 12 warna hijau. Lebih jelasnya kalian bisa melihat gambar di atas.

12. Download Contoh Surat IPNU

Terakhir, agar rekan dan rekanita tidak terlalu bingung, kami memberikan sedikit surat yang bisa kalian unduh untuk belajar. Silakan menekan tombol di bawah ini untuk mendownloadnya:

DOWNLOAD FILE SURAT

Cukup sekian dari kami dalam membuat tutorial atau cara penulisan surat IPNU yang sesuai dengan kaidah administrasi. Artikel ini ditulis oleh Muhammadun Bashor, jadi apabila ada pertanyaan, bisa langsung menghubunginya.